Ospitare un mega-evento sportivo è un'impresa costosa e di breve durata. Eppure le città di tutto il mondo fanno a gara per ospitarli. Ospitare un evento di questo tipo attira un pubblico mondiale, portando un'enorme spinta economica e unendo la comunità locale.
Le città si fanno avanti durante il processo di candidatura iniziale per proporre il meglio di ciò che hanno per ospitare un evento che rimarrà scritto nei libri di storia.
Al centro di queste proposte c'è la strategia di trasporto della città, che svolge un ruolo fondamentale durante gli eventi, in modo che le migliaia, se non milioni di persone - dagli atleti, ai media, agli spettatori - possano raggiungere la sede dell'evento.
Questa strategia di solito si basa sul sistema di trasporto pubblico della città per dimostrare quanto efficientemente un potenziale ospite sia in grado di accogliere il forte aumento di persone durante l'evento, con domande su come l'evento influirà sul traffico locale, sul sistema di trasporto pubblico locale e sulle misure da implementare per ridurre il traffico di fondo.
Di conseguenza, le città desiderano rinnovare il proprio sistema di trasporto per migliorare l'aspetto generale agli occhi del pubblico, soddisfacendo al contempo le esigenze di un evento in modo equo e rispettoso dell'ambiente: basti pensare ai recenti ampliamenti delle linee della metropolitana di Parigi in vista dei Giochi Olimpici e Paraolimpici del 2024 di quest'estate.
Cosa bisogna fare per mettere a punto un piano di trasporto di successo per un grande evento? Per saperne di più, Sengerio ha avuto il piacere di parlare con Manuel Reimann, leader nella pianificazione strategica, nelle operazioni per eventi e nella gestione di progetti.
Manuel vanta grande esperienza nella gestione e pianificazione dei trasporti per alcuni dei più grandi e famosi eventi sportivi del mondo, tra cui i Giochi Olimpici e la Coppa del Mondo FIFA. Più di recente, Manuel è stato il consulente per i trasporti della Ryder Cup 2023 che si è tenuta a Roma.
Per dare il via alle operazioni, la città selezionata firma un accordo di ospitalità in seguito al processo di gara che la vincola efficacemente all'organizzatore e specifica i livelli di servizio che devono essere implementati durante l'evento. I livelli di servizio sono l'essenza della pianificazione e stabiliscono ciò che ogni cliente dell'evento riceve.
Facendo riferimento all'accordo di ospitalità come punto di partenza, il compito estenuante di organizzare un grande evento inizia a essere diviso in "pezzi" più piccoli e gestibili — il trasporto e la logistica sono uno di questi. Ogni area è gestita da un comitato di pianificazione che prende le decisioni riguardanti i livelli di servizio, il bilancio, le politiche e le procedure.
Inizialmente il bilancio è distribuito in modo che il comitato di pianificazione sappia esattamente quanto ha a disposizione prima di prendere qualsiasi decisione importante. Anche se il gioco di bilancio non è certo un processo rapido, dà al comitato di pianificazione del tempo per stabilire chiaramente i livelli di servizio — o in questo caso, chi ha bisogno di una soluzione di trasporto e quali sono le opzioni disponibili.
Ci sono molti gruppi di persone che partecipano a un evento per motivi diversi, ognuno con le proprie priorità rispettive. Manuel ha descritto il modo migliore per strategizzare ogni gruppo e determinare la loro priorità tramite una piramide dei clienti.
In una piramide dei clienti, il presidente dell'evento e i membri del Comitato Esecutivo (ExCo) occupano la posizione più alta con gli Atleti/Team appena sotto. I Media e la Trasmissione rappresentano un'altra categoria importante perché gli organizzatori dell'evento vogliono assicurare una copertura completa di ciò che sta accadendo e mantenere l'evento in una luce positiva. Verso la base della piramide ci sono i numerosi spettatori che parteciperanno all'evento.
Per quanto riguarda la gestione di ogni gruppo della piramide, Manuel ha spiegato che non c'è un particolare gruppo della piramide più difficile da soddisfare degli altri. Una cosa importante da considerare, tuttavia, è che ogni gruppo richiede un mezzo di accesso diverso al luogo.
"Una volta compreso il concetto della piramide dei clienti, possiamo quindi iniziare a mappare il luogo per identificare le diverse aree che possiamo utilizzare per i servizi di trasporto e iniziare ad attribuire l'area di ingresso al sito in base alla priorità.
La priorità è data ai membri più in alto nella piramide, come gli atleti, che vengono trasportati direttamente nel sito dell'evento. Anche gli ospiti importanti hanno accesso molto vicino alla vicinanza del luogo dell'evento. Mentre gli spettatori possono arrivare leggermente più lontano dall'ingresso del luogo e potrebbero essere tenuti a camminare fino al sito. I media e gli sponsor, d'altra parte, rappresentano un caso particolare perché gli organizzatori dell'evento si sforzano di mantenere una buona reputazione dell'evento agli occhi del pubblico, quindi è importante offrire un servizio particolarmente accomodante ai media."
Un altro elemento importante da considerare quando si tratta di gestione dei servizi è la previsione di quante persone saranno presenti all'evento. I pianificatori spesso devono navigare al buio quando si tratta di anticipare il numero di ospiti che partecipano a un evento.
Anche se il comitato di pianificazione ha un numero più accurato di quanti atleti parteciperanno, dato che sono pre-registrati per l'evento, quando si tratta di ospiti e spettatori, i pianificatori spesso si trovano di fronte a un grande punto interrogativo.
"Questa è una domanda a cui nessuno conosce mai la risposta esatta. Ricordo per un evento, ci è stato detto che i membri del Comitato Esecutivo e i loro ospiti potevano variare tra 100 e 2.000. Questo rende la pianificazione più difficile e di conseguenza richiede un piano di contingenza più elaborato che alla fine aumenta il bilancio."
Una volta che gli organizzatori hanno un'idea di quante persone intendono viaggiare per l'evento e con quali mezzi, possono iniziare a mettere insieme il modello di trasporto.
La base di un tale modello si basa principalmente sul sistema di trasporto pubblico della città ospitante e richiede una stretta collaborazione tra l'organizzatore dell'evento e la città ospitante per implementare i cambiamenti eventuali necessari per accogliere l'evento.
Per la Ryder Cup 2023 tenutasi a Roma, ad esempio, la Federazione Italiana Golf (FIG) ha collaborato con il Comune di Roma e la Regione Lazio per negoziare il modello di trasporto eventualmente da mettere in atto. Dopo aver considerato le opzioni di accessibilità al luogo insieme al numero previsto di persone che si dirigono all'evento, sono stati aggiunti più treni alla linea principale della metropolitana. Ciò includeva più servizi durante i periodi di punta prima dell'apertura dell'evento ogni giorno.
Anche con un modello di trasporto in atto, un Comitato Organizzatore deve considerare una soluzione alternativa nel caso in cui qualcosa andasse storto. Questo potrebbe essere cancellazioni di servizi o altre circostanze impreviste.
Un piano di contingenza è messo in atto per anticipare interruzioni eventuali al modello di trasporto e fornisce un piano di riserva per evitare problemi eventuali proteggendo nel contempo la sicurezza pubblica.
Se fosse sorto un problema, ad esempio, sulla linea principale della metropolitana di Roma che portava le persone alla Ryder Cup, il piano di riserva sarebbe stato utilizzare un'altra linea che lasciava le persone a qualche distanza dal luogo dell'evento, il che significava che risorse aggiuntive sarebbero state riallocate alla stazione della metropolitana per portare le persone da lì all'evento.
In alternativa, erano stati predisposti parcheggi dedicati per l'evento per ospitare circa il 60% degli spettatori. Tuttavia, con un maggior numero di spettatori che arrivavano in auto avrebbe avuto un effetto domino sui livelli di traffico locali. Senza dimenticare, ovviamente, che con la maggior parte degli spettatori provenienti da paesi stranieri, avrebbero dovuto affittare un'auto per raggiungere l'evento.
Con il modello di trasporto stabilito e i livelli di servizio e il bilancio chiaramente definiti, la prossima tappa è l'approvvigionamento.
L'acquisizione di servizi per grandi eventi sportivi, o gara d'appalto, può essere generalmente divisa in due categorie principali. In primo luogo, ci sono le operazioni di flotta che includono noleggio auto privato con o senza autista e, in secondo luogo, ci sono le operazioni di autobus.
Le operazioni di autobus includono fornitori di trasporto che vengono reclutati tramite annunci o vengono contattati direttamente da un comitato di pianificazione. Quest'ultimo, ovviamente, dipende dalla reputazione dell'esperienza di una società di trasporto in tali eventi.
A seconda delle dimensioni del parco macchine di un operatore di autobus, un grande evento sportivo di solito si affida a diversi fornitori per soddisfare la domanda di persone che necessitano di trasporto. Ci sono diverse soluzioni quando si tratta di gestire queste operazioni. Una soluzione è quella di introdurre un'associazione temporanea di imprese che agisce come organo centrale per coordinare i molti servizi diversi, simile al ruolo di un intermediario. Un'altra soluzione è quella di identificare uno dei fornitori di trasporto che quindi assume un ruolo di leadership nel coordinare i servizi con altri fornitori.
Durante l'intervista, Manuel ha sottolineato che le dimensioni delle società di trasporto possono differire molto a seconda della città, il che alla fine influenza la complessità della gestione dei servizi eventuali.
Ad esempio, durante la Ryder Cup 2023 a Roma, le dimensioni delle società di trasporto erano relativamente piccole, il che significa che molte diverse aziende sono state coinvolte per soddisfare la domanda dell'evento. Di conseguenza ciò significava che doveva essere un sistema di gestione più elaborato tra i fornitori di trasporto per assicurarsi che sapessero dove e quando fossero necessari.
Mentre durante la Coppa del Mondo FIFA tenutasi in Russia nel 2018, il comitato organizzatore locale aveva bisogno solo di un paio di fornitori di trasporto perché questi pochi operatori di trasporto potevano fornire centinaia dei propri veicoli per soddisfare le esigenze dell'evento.
Oltre al lato operativo, gli organizzatori di solito devono considerare l'alloggio dei conducenti durante questi eventi. Nonostante l'importanza dell'alloggio dei conducenti, specialmente dato che molti conducenti provengono da aree diverse dall'evento, questo aspetto viene spesso trascurato e persino tralasciato quando il bilancio viene distribuito. Come spiega Manuel
"Possono accadere molti errori durante il processo di acquisizione se non viene attentamente pensato. Molto spesso il comitato di pianificazione non vuole utilizzare un budget troppo consistente quindi stringe i pugni e preferisce indirizzare il budget verso altri aspetti, trascurando la necessità di alloggio per i conducenti degli autobus.
Poi arriviamo al momento in cui ci rendiamo conto che non c'è alloggio per nessuno dei conducenti e tutti si grattano la testa!"
Oltre all'alloggio, le condizioni e le aspettative dei conducenti devono essere chiaramente definite nei loro contratti, compreso il salario minimo garantito.
Qualsiasi piccolo contrattempo o condizione non specificata in un contratto può portare a sorprese indesiderate per i dirigenti della pianificazione. Manuel ha fatto luce sul fatto che è più che familiare con questi tipi di scenari —
"Ho avuto un'esperienza in cui il comitato organizzatore locale aveva stipulato un contratto per una flotta di auto a noleggio con autista. Questi fornitori di trasporto stavano ottenendo una considerevole somma di denaro giornalmente dal proprietario dell'evento — ricordo che era davvero costoso. Poi, quando è iniziato l'evento, alcuni di questi conducenti non si sono mai presentati! Dall'aeroporto al centro città, non c'era un solo auto. "Come è possibile?" — ho pensato.
Dopo un'indagine, abbiamo notato che nei contratti originali non era stato specificato il salario minimo per i conducenti. Alla fine, ciò che è successo è che questi conducenti hanno intascato il denaro e hanno usato le nostre auto per fare i loro servizi taxi privati."
Non serve mettere insieme un piano elaborato per un grande evento se la forza lavoro non è lì per sostenerlo. I conducenti degli autobus sono di vitale importanza per garantire che persino il trasporto funzioni senza intoppi. Pertanto, è essenziale che rimangano entusiasti e capiscano la loro importanza durante questi eventi.
Incentivare i conducenti può variare dalla fornitura di uniformi per farli sentire parte dell'evento, fino a premiare i buoni servizi dando bonus al fornitore di trasporti.
"La qualità di un fornitore di trasporto è osservata tramite indicatori chiave di prestazione, che di solito si riduce alla puntualità, e se un fornitore di trasporto raggiunge un tasso di soddisfazione entro i margini predefiniti, ricevono un bonus."
Pianificare e organizzare il trasporto per gli eventi sportivi più grandi del mondo sarà sempre una sfida. Gli eventi di così grande portata sono composti da molti organi interdipendenti che rendono ogni evento unico nelle sue caratteristiche e in ciò che offre.
Similmente a un direttore d'orchestra il cui orecchio fine riconosce che ogni sezione della sua orchestra sta suonando in armonia, gli strateghi e pianificatori del trasporto per eventi di grande scala sono maestri nell'armonizzare ogni area di un modello di trasporto per garantire che ci sia una sinfonia complessiva.
Sengerio desidera ringraziare Manuel Reimann per aver condiviso la sua esperienza come esperto del settore e per aver fatto luce sulla complessità della pianificazione strategica.
ABOUT SCOTT FRANKLAND
Scott Frankland è Head of Content. La sua determinazione e passione aiutano a connettere Sengerio con il mondo! Si è laureato all’università di Nottingham, Regno Unito, e i suoi interessi sono scrivere, fare sport e viaggiare.